Cơ quan Văn phòng Huyện ủy được Thường trực Huyện ủy giao nhiệm vụ tham mưu, tổ chức thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Trung ương, tỉnh và tổ chức thực hiện theo đúng Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam (viết tắt là Quy định số 270-QĐ/TW); kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức phục vụ các cuộc hội nghị của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy và Thường trực Huyện ủy; in ấn, phát hành, thu hồi, quản lý và lưu trữ tài liệu của Huyện ủy; quản lý kho lưu trữ cơ quan Huyện ủy; tổ chức phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu đáp ứng kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của cấp ủy. Công tác lưu trữ Đảng và các đoàn thể chính trị - xã hội trong huyện dần đi vào nền nếp, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác quản lý, chỉ đạo điều hành; thực hiện Quy định số 270-QĐ/TW có những thuận lợi như chất lượng văn bản được nâng lên; việc không tổ chức lưu trữ lịch sử ở cấp huyện, khối lượng lớn tài liệu có giá trị vĩnh viễn sẽ được tập trung về Kho lưu trữ Lịch sử của Tỉnh ủy, tập trung được nguồn lực về con người và tài chính, cơ sở vật chất để quản lý, bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu tốt hơn. 

Huyện ủy Phú Quý chuẩn bị Hội trường tham dự Hội nghị trực tuyến sơ kết 5 năm công tác văn thư - lưu trữ (2018 - 2023)

ĐC Nguyễn Hoài Anh - Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy phát biểu chỉ đạo tại Hội nghị trực tuyến sơ kết 5 năm công tác văn thư - lưu trữ (2018 - 2023)

Trong quá trình thực hiện, Văn phòng Huyện ủy đã kịp thời tham mưu cho Ban Thường vụ Huyện ủy ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời, quán triệt, triển khai thực hiện nghiêm túc Hướng dẫn số 59-HD/VPTW, ngày 12/11/2015 của Văn phòng Trung ương Đảng về chức năng, nhiệm vụ và quan hệ công tác của lưu trữ cơ quan huyện, thị, thành ủy; hướng dẫn Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo Hướng dẫn số 14-HD/VPTW, ngày 13/12/2022 của Văn phòng Trung ương Đảng. Thực hiện tốt quy định của Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước; Quyết định số 1722/QĐ-TTg, ngày 03/11/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành danh mục bí mật nhà nước của Đảng; công tác tiếp nhận, phát hành, thu hồi, lưu trữ công văn, tài liệu được chú ý hơn, tập trung chấn chỉnh những sơ hở, thiếu sót trong khâu phát hành văn bản; theo dõi quá trình luân chuyển và lưu trữ công văn, tài liệu. Việc quản lý, sử dụng và bảo vệ tài liệu của lãnh đạo và chuyên viên được thực hiện tốt, bảo đảm an toàn, không để xảy ra tình trạng thất lạc hoặc mất tài liệu.  Thực hiện tốt công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; trong 05 năm (2018 - 2023), Văn phòng Huyện ủy đã tổ chức 05 lượt kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cấp ủy đảng (Năm 2019, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin đối với Chi bộ Cơ quan Khối Dân vận, Mặt trận và các đoàn thể huyện; năm 2020, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và ứng dung công nghệ thông tin đối với Chi bộ Ban Quản lý Cảng Phú Quý; năm 2022, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và ứng dung công nghệ thông tin đối với Đảng ủy các xã năm 2022). Sau kiểm tra, đều có Thông báo kết luận kiểm tra gửi đến các cơ quan, đơn vị, địa phương được kiểm tra biết và đề nghị có kế hoạch khắc phục những hạn chế, qua đó đã góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ. Đặc biệt, năm 2018, Văn phòng Huyện ủy đã phối hợp với Trung tâm Bồi dưỡng chính trị huyện (nay là Trung tâm Chính trị) tổ chức 01 lớp tập huấn với 83 đại biểu là đại diện lãnh đạo các cơ quan, cấp ủy các chi, đảng bộ cơ sở và cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị; đồng thời, thường xuyên hướng dẫn, giải đáp về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Trong năm 2018 và 2023, đã bố trí 11 lượt cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng Huyện ủy và Đảng ủy các xã tham gia Hội nghị tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Đảng và tổ chức chính trị - xã hội do Văn phòng Tỉnh ủy tổ chức.

Việc bố trí, sử dụng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được Ban Thường vụ Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy đặc biệt quan tâm. Đã bố trí 02 cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ có trình độ đại học, trung cấp lý luận chính trị trung và được bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ do tỉnh, Trung ương tổ chức… cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao, giúp cấp ủy triển khai, thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ đạt được một số kết quả; nổi rõ là:

Công tác quản lý, sắp xếp, hệ thống số văn bản, lưu tài liệu của Huyện ủy Phú Quý và cấp ủy các xã thực hiện đúng theo quy định. Các văn bản của Đảng đều thực hiện đúng theo thể thức và kỹ thuật trình bày theo Quy định số 66-QĐ/TW, ngày 06/02/2017 của Ban Chấp hành Trung ương về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng và Hướng dẫn 36-HD/VPTW, ngày 03/4/2018 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng; tất cả văn bản đi, đến được vào sổ trên ứng dụng phần mền quản lý văn bản (riêng các văn bản mật vào sổ đăng ký bí mật nhà nước). Trước khi phát hành, văn bản đều được kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày; việc lấy số và lưu văn bản theo từng thể loại. Từ năm 2018 đến tháng 10/2023, Văn thư đã phát hành 6.398 văn bản đi và tiếp nhận 23.225 văn bản đến.

ĐC Đặng Thị Thu Vân - Chuyên viên Văn thư Văn phòng Huyện ủy Phú Quý

Thực hiện tốt công tác luân chuyển văn bản, tài liệu; đảm bảo không để lộ lọt bí mật thông tin, tài liệu. Văn phòng Huyện ủy đã tham mưu Ban Thường vụ Huyện ủy ban hành Quy định số 1222-QĐ/HU, ngày 29/10/2019 về gửi nhận văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng và Quy định số 1227-QĐ/HU, ngày 20/11/2019 về gửi nhận văn bản điện tử trên Internet. Các văn bản đi được ký số, phát hành qua mạng nội bộ, phần mềm gửi nhận văn bản; văn bản, tài liệu có chế độ mật được ban hành, quản lý theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, không để lộ lọt bí mật thông tin, tài liệu khi chuyển giao văn bản.

Thực hiện tốt việc xử lý văn bản khép kín trên mạng; số hóa tài liệu văn bản đi, văn bản đến vào cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản và ứng dụng các phần mềm phục vụ công tác. Việc xử lý văn bản được thực hiện khép kín trên mạng, Văn phòng Huyện ủy đã hoàn thành 100% tài liệu cần số hóa (gồm 2.918 tài liệu/7.320 trang) đúng tiến độ theo kế hoạch đề ra, văn bản đến vào cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đều được thực hiện khép kín trên hệ thống điều hành tác nghiệp Lotus Notes giao diện web có tích hợp chữ ký số bảo mật của Cục Cơ yếu Đảng - Chính quyền; quy trình được thực hiện đúng theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 02/2019/TT-BNV, ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Thực hiện tốt việc quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định. Bộ phận Văn thư luôn thực hiện nghiêm việc quản lý và sử dụng con dấu của Huyện ủy, Văn phòng Huyện ủy và các con dấu khác theo đúng quy định. Chỉ có cán bộ văn thư được giao trách nhiệm giữ con dấu mới được đóng dấu. Đối với cấp ủy các xã việc quản lý và sử dụng con dấu được giao cho cán bộ phụ trách công tác Văn phòng - Tuyên giáo - Dân vận Đảng ủy quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định của pháp luật.

Thực hiện tốt văn bản hoá các biên bản hội nghị. Việc văn bản hoá các biên bản hội nghị của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy được Thường trực Huyện ủy quan tâm chỉ đạo; các cuộc họp, hội nghị của cấp ủy đều được thư ký ghi chép đầy đủ vào các sổ ghi biên bản và được cụ thể hoá bằng các thông báo kết luận, công văn chỉ đạo… của cấp ủy để chỉ đạo các cấp, ngành, địa phương triển khai, tổ chức thực hiện.

Thực hiện tốt chế độ lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ công việc và danh mục hồ sơ. Việc lập hồ sơ công việc, hồ sơ hội nghị, hồ sơ tên loại văn bản, hồ sơ vấn đề, chuyên đề, vụ việc được chú ý ngay từ đầu năm, đầu nhiệm kỳ. Hàng năm, cán bộ văn thư đều tiến hành sắp xếp và giao nộp hồ sơ hiện hành về Lưu trữ cơ quan Huyện ủy theo Danh mục hồ sơ đã được ban hành. Đối với cấp ủy các xã việc lập hồ sơ được thực hiện hàng năm và đưa vào lưu theo đúng nhiệm kỳ.

Thực hiện tốt công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu. Công tác thu thập tài liệu được quan tâm, thực hiện thường xuyên; hiện nay, Lưu trữ cơ quan Huyện ủy có 38 Phông lưu trữ; trong đó, có 06 Phông đã chỉnh lý cơ bản hoàn chỉnh; khối tài liệu Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện đã được chỉnh lý hoàn chỉnh đến khóa XI, nhiệm kỳ 2020 - 2025. Tính đến tháng 10/2023, số lượng tài liệu tồn đọng đã chỉnh lý sơ bộ là 25 mét giá: 07 mét giá tại Lưu trữ cơ quan Huyện ủy (tài liệu từ năm 2015 đến 2023), 10 mét giá tại các Ban xây dựng Đảng của Huyện ủy (tài liệu từ năm 2015 - 2023), 08 mét giá tại Mặt trận và các đoàn thể huyện (tài liệu từ năm 2015 - 2023).

ĐC Nguyễn Thị Ánh - Chuyên viên Nội chính, lưu trữ Văn phòng Huyện ủy Phú Quý

Việc xác định giá trị tài liệu, quy trình, thủ tục xét hủy và tiêu hủy tài liệu hết giá trị được quan tâm. Văn phòng Huyện ủy đã sao gửi Công văn số 2515-CV/VPTU của Văn phòng Tỉnh ủy về quy trình, thủ tục xét hủy tài liệu cho các chi, đảng bộ cơ sở, các Ban xây dựng Đảng của Huyện ủy, Mặt trận và các đoàn thể chính trị - xã hội huyện để thực hiện. Năm 2015, Huyện ủy đã tổ chức tiêu hủy 1.602 tài liệu hết giá trị và tài liệu trùng thừa của Phông lưu trữ Huyện ủy Phú Quý đảm bảo đúng quy định, an toàn, bí mật tuyệt đối thông tin tài liệu theo tinh thần Công văn số 2103-CV/VPTU, ngày 05/11/2014 của Văn phòng Tỉnh ủy Bình Thuận về việc xét hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ.

Về phục vụ khai thác tài liệu. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu trong thời gian qua đạt hiệu quả, tài liệu được khai thác chủ yếu là để phục vụ công tác tham mưu cho Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy, các Ban xây dựng Đảng của Huyện ủy và cấp ủy các xã. Trong quá trình phục vụ khai thác Kho lưu trữ, lưu trữ Văn phòng Huyện ủy đã thực hiện việc mở sổ theo dõi, quản lý chặt chẽ và thu hồi đầy đủ tài liệu, không để xảy ra tình trạng mất tài liệu và hạn chế thấp nhất tình trạng tài liệu bị hư hỏng. Công tác bảo mật tài liệu được thực hiện theo đúng quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước. Từ năm 2018 đến tháng 10/2023, lưu trữ cơ quan Huyện ủy đã phục vụ 696 lượt người khai thác với 511 tài liệu.

Về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ. Việc đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ được Ban Thường vụ Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy quan tâm. Kho lưu trữ cơ quan Huyện ủy hiện có diện tích là 37,83m², được trang bị đầy đủ máy vi tính, máy in, máy Scan, máy chụp ảnh kỹ thuật số, 12 kệ nhôm đúng quy cách của Cục Lưu trữ Trung ương và 01 tủ gỗ 02 buồng. Kho lưu trữ đã thực hiện tốt nhiệm vụ lưu giữ tài liệu, Văn kiện của cấp ủy, các Ban xây dựng Đảng của Huyện ủy, Trung tâm Chính trị, Mặt trận và các đoàn thể, cấp ủy các xã trực thuộc nhằm phục vụ cho công tác theo dõi chỉ đạo các hoạt động của Huyện ủy đạt hiệu quả.

Kệ giá lưu trữ tài liệu tại Kho lưu trữ Huyện ủy Phú Quý

Việc xác định giá trị tài liệu, quy trình, thủ tục xét hủy và tiêu hủy tài liệu hết giá trị được quan tâm. Văn phòng Huyện ủy đã sao gửi Công văn số 2515-CV/VPTU của Văn phòng Tỉnh ủy về quy trình, thủ tục xét hủy tài liệu cho các chi, đảng bộ cơ sở, các Ban xây dựng Đảng của Huyện ủy, Mặt trận và các đoàn thể chính trị - xã hội huyện để thực hiện. Năm 2015, Huyện ủy đã tổ chức tiêu hủy 1.602 tài liệu hết giá trị và tài liệu trùng thừa của Phông lưu trữ Huyện ủy Phú Quý đảm bảo đúng quy định, an toàn, bí mật tuyệt đối thông tin tài liệu theo tinh thần Công văn số 2103-CV/VPTU, ngày 05/11/2014 của Văn phòng Tỉnh ủy Bình Thuậnvề việc xét hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ.

Về phục vụ khai thác tài liệu. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu trong thời gian qua đạt hiệu quả, tài liệu được khai thác chủ yếu là để phục vụ công tác tham mưu cho Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy, các Ban xây dựng Đảng của Huyện ủy và cấp ủy các xã. Trong quá trình phục vụ khai thác Kho lưu trữ, lưu trữ Văn phòng Huyện ủy đã thực hiện việc mở sổ theo dõi, quản lý chặt chẽ và thu hồi đầy đủ tài liệu, không để xảy ra tình trạng mất tài liệu và hạn chế thấp nhất tình trạng tài liệu bị hư hỏng. Công tác bảo mật tài liệu được thực hiện theo đúng quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước. Từ năm 2018 đến tháng 10/2023, lưu trữ cơ quan Huyện ủy đã phục vụ 696 lượt người khai thác với 511 tài liệu.

Về trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ. Việc đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ được Ban Thường vụ Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy quan tâm. Kho lưu trữ cơ quan Huyện ủy hiện có diện tích là 37,83m², được trang bị đầy đủ máy vi tính, máy in, máy Scan, máy chụp ảnh kỹ thuật số, 12 kệ nhôm đúng quy cách của Cục Lưu trữ Trung ương và 01 tủ gỗ 02 buồng. Kho lưu trữ đã thực hiện tốt nhiệm vụ lưu giữ tài liệu, Văn kiện của cấp ủy, các Ban xây dựng Đảng của Huyện ủy, Trung tâm Chính trị, Mặt trận và các đoàn thể, cấp ủy các xã trực thuộc nhằm phục vụ cho công tác theo dõi chỉ đạo các hoạt động của Huyện ủy đạt hiệu quả.

Thực hiện tốt việc cập nhật cơ sở dữ liệu Mục lục hồ sơ, Văn kiện Đảng được lưu trữ theo Hướng dẫn số 01-HD/VPTU, ngày 22/12/2003 của Văn phòng Tỉnh ủy cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu Văn kiện Đảng và Hướng dẫn số 02-HD/VPTU, ngày 22/12/2003 của Văn phòng Tỉnh ủy; trong đó: Cơ sở dữ liệu Mục lục hồ sơ đã xây dựng được 815 hồ sơ (hay ĐVBQ) của 14 Phông lưu trữ; Mục lục tài liệu đã cập nhật thông tin xây dựng được 2.142 tài liệu; Văn kiện Đảng đã cập nhật được 2.227 tài liệu từ khóa I đến khóa IX. Nhìn chung, việc cập nhật, lưu trữ, quản lý, bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ Huyện ủy được thực hiện bảo đảm theo đúng quy định.

Phát huy những kết quả đã đạt được; Ban Thường vụ Huyện ủy Phú Quý tiếp tục đề ra phương hướng, nhiệm vụ và giải pháp chủ yếu về công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới:

Một là, tiếp tục quán triệt, triển khai thực hiện Luật Lưu trữ, Quy định số 270-QĐ/TW, Quy định số 66-QĐ/TW và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin.

Hai là, tăng cường chỉ đạo việc lập hồ sơ chuyên đề, hồ sơ vấn đề, hồ sơ công việc của cán bộ, công chức.

Ba là, tiếp tục thực hiện văn bản hóa các biên bản hội nghị Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy và các Hội nghị do Ban Thường vụ, Thường trực cấp ủy chủ trì.

Bốn là, kiểm tra, đôn đốc việc thu hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội huyện vào lưu trữ cơ quan đúng quy định; thực hiện việc lập danh mục tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để chuẩn bị giao nộp vào lưu trữ lịch sử Tỉnh ủy; thu thập đầy đủ thành phần tài liệu các Phông đang quản lý; tăng cường công tác chỉnh lý dứt điểm khối tài liệu tồn đọng.

Năm là, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội huyện; đồng thời, rà soát, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện thống nhất trong toàn Đảng bộ huyện.

Sáu là, tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện quy trình xử lý văn bản khép kín trên mạng, áp dụng chữ ký số đối với
văn bản phát hành chính thức để nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành; đồng thời, hoàn chỉnh các cơ sở dữ liệu Văn kiện Đảng, Mục lục hồ sơ để đưa vào phục vụ khai thác trên hệ thống mạng diện rộng của Đảng bảo đảm bí mật và an toàn.